【律所運(yùn)營(yíng)管理專題】超級(jí)秘書(shū)的利器——律師事務(wù)所文案處理及痕跡化管理
2017-12-06
［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運(yùn)營(yíng)管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個(gè)集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動(dòng)交流平臺(tái)。
鑒于上述，從本期開(kāi)始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實(shí)錄，敬請(qǐng)關(guān)注。
今天分享的是金諾律師事務(wù)所的秘書(shū)張楊《超級(jí)秘書(shū)的利器——律師事務(wù)所文案處理及痕跡化管理》
業(yè)務(wù)秘書(shū)張楊精煉10年工作經(jīng)驗(yàn)，為大家分享了金諾超級(jí)秘書(shū)的兩件利器——律師事務(wù)所文案處理及痕跡化管理。
何謂"超級(jí)秘書(shū)"？
能夠最迅速在客戶，事務(wù)所，律師間建立最有效鏈接的隱形后臺(tái)服務(wù)員。需要有最強(qiáng)吸收力、理解力、分析力、執(zhí)行力，最強(qiáng)的智商和情商。
何謂"律師事務(wù)所文案"？
文案，原指放書(shū)的桌子，后來(lái)指在桌子上寫(xiě)字的人。在現(xiàn)代，文案來(lái)源于廣告行業(yè)，由copy writer翻譯而來(lái)。也就是廣告文字撰稿人。而他們撰寫(xiě)的文稿就叫廣告文案。所謂廣告文案是以語(yǔ)辭進(jìn)行廣告信息內(nèi)容表現(xiàn)的形式。延伸開(kāi)來(lái)，律師事務(wù)所的產(chǎn)品是法律服務(wù)，因此我們可以將一切與提供和推廣法律服務(wù)相關(guān)的文件統(tǒng)稱為律師事務(wù)所文案。
律師事務(wù)所文案處理的原則：一個(gè)宗旨：以客戶為核心，給客戶最佳的閱讀體驗(yàn)；兩個(gè)重點(diǎn)：律師文書(shū)專業(yè)性/規(guī)范性 & 客戶閱讀習(xí)慣，兩者如何平衡？
律所文案按照客戶（受眾）類型可分為：國(guó)企類、私企類、外企類、同行類；按照用途可分為：商務(wù)類、業(yè)務(wù)類、研發(fā)類。
商務(wù)類
投標(biāo)書(shū)、法律服務(wù)方案、法律服務(wù)協(xié)議等文件的制作。以法律服務(wù)方案的制作為例，我們可以這樣做：
第一步：上客戶官網(wǎng)，觀察網(wǎng)站的配色，了解客戶的行業(yè)特性，綜合客戶類型確定法律服務(wù)方案的設(shè)計(jì)配色；
第二步：設(shè)計(jì)封面、目錄、頁(yè)眉頁(yè)腳；
第三步：用插入分隔符的方式對(duì)律師提供的文本進(jìn)行版塊劃分（事務(wù)所簡(jiǎn)介/榮譽(yù)、服務(wù)內(nèi)容、團(tuán)隊(duì)介紹、服務(wù)承諾、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)），視情況調(diào)整順序。是否要加照片/具體簡(jiǎn)歷等。通篇快速瀏覽，補(bǔ)充遺漏信息，修正錯(cuò)別字，重點(diǎn)檢查時(shí)間、年份、金額等重要信息是否正確；
第四步：通篇排版：設(shè)置字體、字號(hào)、頁(yè)邊距、行距、段前段后、對(duì)齊方式…最后個(gè)別調(diào)整；
第五步：針對(duì)版式檢查：檢查頁(yè)碼、縮小比例檢查整體排版；
第六步：轉(zhuǎn)成PDF文件，將WORD和PDF文件一起E-mail給負(fù)責(zé)律師審閱，如無(wú)需修改，律師可將PDF版直接發(fā)給客戶；如需修改內(nèi)容，建議律師在WORD版改完后轉(zhuǎn)成PDF文件發(fā)給客戶，好處：1、PDF閱讀體驗(yàn)更佳；2、避免因軟件版本或終端不同使得文件格式發(fā)生錯(cuò)亂。避免因客戶的誤操作改動(dòng)文件。
業(yè)務(wù)類
律師函、法律意見(jiàn)書(shū)、盡職調(diào)查報(bào)告等文件的制作。以盡職調(diào)查報(bào)告的制作為例，文案要求是：主題明確、條理清晰、格式規(guī)整。由于其篇幅較長(zhǎng)、層次分明的特點(diǎn)，在編輯排版時(shí)"項(xiàng)目符號(hào)"和"自動(dòng)生成目錄"的使用尤為重要。
研發(fā)類
培訓(xùn)課件、媒體推送文案等文件的制作。以培訓(xùn)課件為例，制作幻燈片所使用到的工具有KEYNOTE/ PPT/WPS，課件的設(shè)計(jì)需要考慮：
1、 受眾群體：客戶？同行？其他？
2、 使用場(chǎng)合：公開(kāi)演講？書(shū)面閱讀？自動(dòng)播放？公開(kāi)演講的字體小于24號(hào)可能就有觀眾看不清楚；但書(shū)面閱讀的字體放到12號(hào)都沒(méi)關(guān)系，而展臺(tái)上自動(dòng)播放的PPT最好做成申奧宣傳片那樣酷；
3、 文字OR圖片？
具體的做法我曾分享過(guò)一個(gè)專題：《七步打造工作型PPT》，其中想強(qiáng)調(diào)一下六項(xiàng)設(shè)計(jì)原則（對(duì)齊、分離、留白、降噪、重復(fù)、對(duì)比），掌握這六個(gè)原則，可以讓你的版面看上去很專業(yè)，如果恰巧你有設(shè)計(jì)方面的天賦，美感又特別強(qiáng)，又何愁做不出好作品呢？
如果你問(wèn)我為何要在文案工作中下這么多工夫，精益求精，我的回答是：金諾，不僅僅是一家律師事務(wù)所，更是一個(gè)品牌。給我們的產(chǎn)品，也就是專業(yè)法律服務(wù)以精美的包裝，給客戶一種私人訂制的感受，這是我們所追求的，同時(shí)在不斷強(qiáng)化品牌風(fēng)格的過(guò)程中，得到客戶的欣賞與認(rèn)可，那我們還擔(dān)心收費(fèi)上不去么？
文案處理只是秘書(shū)工作的一小部分，我們還有其它業(yè)務(wù)及行政工作，同時(shí)事務(wù)所有規(guī)范的管理體制，如何在秘書(shū)的工作量與事務(wù)所的規(guī)范性管理之間取得平衡？這就需要用到另一個(gè)利器——痕跡化管理。
痕跡化管理，是在各種管理工作過(guò)程中，從時(shí)間和管理內(nèi)容方面，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄。
就好比在一個(gè)事件的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)上按一顆圖釘，最后連起來(lái)就是一個(gè)完整的事件還原，痕跡化管理最大的優(yōu)點(diǎn)就是通過(guò)查證保留下來(lái)的文字、圖片、實(shí)物、電子檔案等資料，可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的事件?？晒┤蘸蟛樽C。
痕跡化管理的意義：取得最高的工作效率；
痕跡化管理的核心：在事務(wù)所管理的規(guī)范性與秘書(shū)工作量之間取得平衡，痕跡化管理實(shí)施；
以金諾案件管理流程中的合同和發(fā)票管理為例，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都有記錄，有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，方便回查，提高工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
小編總結(jié)
技巧是服務(wù)于形式的，形式是服務(wù)于內(nèi)容的，內(nèi)容是服務(wù)于主題的，主題是服務(wù)于觀眾的。
So，想讓文案成為有效溝通的利器嗎？
歡迎約課！
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